من رو بذار تو استار-چطور ایمیل های خود را مورد توجه قرار دهیم؟
چطور ایمیل های خود را مورد توجه قرار دهیم؟
حالا دیگر دنیای مجازی، قسمت مهمی از زندگی ما شده. هرروز صبح بعد از بیداری، عادت چک کردن و خواندن ایمیل های مهم کاری و البته غیرکاری، بخشی از زندگی ماست و هر روز که می گذرد، بیشتر از قبل درگیر این زندگی مجازی می شویم...در این راهنما به شما می گوییم برای زندگی در این دنیای مجازی و ارتباط های کاری، چطور ایمیل هایی مهم و قابل توجه بفرستید.
توضیح دقیق بدهید
نام و نشانی فرستنده، تنها چیزی نیست که در خط اول به دست گیرنده می رسد. سابجکت ایمیل، ویترین آن است. وقتی دقیق و کامل در این قسمت، توضیحات خودتان را بنویسید و ایمیل را بفرستید، سریع تر خوانده می شود. مثلا اگر متن ایمیل تان مربوط به قسمت برنامه یک پروژه ساختمانی است، به جای نوشتن سابجکت، پروژه ساختمان، بنویسید؛ پروژه ساختمان: مشکلات مربوط به تاسیسات.
اصل مطلب را بنویسید
اگر قصد اذیت کردن و سربه سر گذاشتن دارید، بعد از پاراگراف چهارم، درباره آن چیزی که می خواهید، بنویسید اما از آنجایی که اذیت کردن و سربه سر گذاشتن عواقب بدی دارد، از همان خط اول و بعد از سلام، اصل مطلب را بنویسید و با جملاتی واضح و شفاف، ایمیل را بفرستید.
با درخواست تمام کنید
درخواست کاری و شفاف را آخر ایمیل بنویسید. مثلا اگر برای حل مسایل و مشکلات پروژه به برگزاری جلسه ای نیاز است، پایان متن ایمیل بپرسید چه زمانی برای جلسه مناسب است یا حتی زمان و مکانی برای جلسه معرفی کنید. مثلا آیا جلسه در تاریخ ۱۰ خرداد، ساعت ۱۰ صبح در ساختمان شماره یک مناسب است؟
انسان باشید
هیچ کس دوست ندارد با لحنی خشک و توهین آمیز مورد خطاب قرار بگیرد. گاهی حتی اگر قصد جدی و حکمفرمایی هم نداشته باشید، کلمات و همنشینی آنها ممکن است این واژه ها را به یاد گیرنده ایمیل بیندازد. متن ایمیل را یک بار بعد از نوشتن روخوانی کنید و مطمئن شوید جملات و واژه هایی سوءتفاهم برانگیز در ایمیل ننوشته اید. یادتان نرود گیرنده و فرستنده هر دو انسان هستند.
از فرستادن ایمیل مطمئن شوید
آدرس ایمیل گیرنده را درست و تمیز تایپ کنید و بعد از فرستادن، یکبار به قسمت «سند» ایمیل بروید تا از ارسال آن مطمئن شوید. ایمیل کاری که به دلیل اشتباهات ساده فرستنده، نرسیده، اصلا و ابدا صورت خوشی ندارد و چهره حرفه ای شما را تغییر می دهد.
خودتان باشید
هر ایمیلی از سمت شما، شما را مورد قضاوت قرار می دهد. در نوشتن ایمیل ها همان آدمی باشید که در دنیای واقعی با همکاران تان هستید. شوخی های بی مورد، اظهارنظرهای بی جا و... را حذف کنید. بعد از فرستادن ایمیل های کاری آدرس همکاران و روسا را در فهرست ایمیل های دسته جمعی که جوک، عکس و... دارند، نگذارید. در دنیای مجازی، همان آدمی باشید که در دنیای حقیقی هستید.
دیگران را شامل نکنید
هر ایمیلی یک مخاطب خاص دارد. آدم های بی ربط و با ربط را به ایمیل های هم وصل نکنید و جز در مواردی که ایمیل ها باید دسته جمعی باشد، یک نفر دیگر را به فهرست ایمیل اضافه نکنید.
گوشی را بردارید
اگر ایمیل مهمی فرستادید و هنوز جوابی برای آن نگرفته اید، گوشی را بردارید و از گیرنده درباره آن بپرسید. از رسیدن ایمیل مطمئن شوید و به او یادآوری کنید مبحث مهمی در ایمیل?اش به پاسخ نیاز دارد. این کار را دوستانه انجام دهید تا هم احساس مزاحمت نکنید و هم ارزش ایمیل از بین نرود.
منبع: ریدرز دایجست
هفته نامه زندگی مثبت
